Sistem Manajemen Akademik – Perguruan tinggi atau universitas merupakan lembaga pendidikan tinggi yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mahasiswa melalui pendidikan akademik dan profesi yang telah menyelesaikan pendidikan di tingkat sekolah menengah. Sebagai lembaga pendidikan tinggi, pengelolaan data dan manajemen di dalamnya sangat penting untuk berlangsungnya kegiatan akademik untuk jumlah mahasiswa yang bisa dibilang sangat banyak. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem manajemen akademik yang baik untuk memaksimalkan pengelolaan dan pemeliharaan data mahasiswa, dosen, maupun karyawan. Apa saja fungsi sistem manajemen akademik yang dapat membantu berlangsungnya kegiatan akademik di perguruan tinggi? Simak pembahasan berikut!
Data Kolektif Mahasiswa
Sistem Manajemen Akademik ini adalah memasukkan data mahasiswa secara massal atau kelompok ke dalam database milik perguruan tinggi. Sistem manajemen ini sangat membantu perguruan tinggi untuk mengintegrasi datanya serta menghemat tenaga dan waktu daripada harus memasukkan data secara manual dan satu per satu.
Untuk memasukkan data, pengguna sistem manajemen akademik bisa men-download template file Excel yang ada di dalam sistem dan memasukkan datanya ke dalam file tersebut sesuai dengan format template di dalamnya. Setelah pengisian data selesai, file tersebut akan di-upload ke dalam sistem. Saat terjadi ketidakcocokan atau duplikasi data, sistem ini dapat menampilkan notifikasi secara otomatis. Hal ini tentunya dapat mengurangi risiko kehilangan data dan meminimalisir kesalahan data.
Penawaran Kelas Mahasiswa
Salah satu sistem manajemen akademik ini biasanya sangat membantu di saat pergantian semester baik di sisi Perguruan Tinggi maupun Mahasiswa. Di dunia perkuliahan, hal ini sering disebut dengan Kartu Rencana Studi atau KRS.
Pengguna sistem manajemen akademik dapat menyampaikan informasi mengenai mata kuliah yang ada sesuai dengan semesternya. Selain informasi mata kuliah, ada juga informasi lainnya yang disediakan, seperti jadwal kelas, ruangan kelas, dan dosen yang mengajar mata kuliah terkait. Setelah mahasiswa mendapat informasi yang diberikan, tidak perlu datang ke kampus untuk melakukan pemilihan kelas, mahasiswa dapat mengisi KRS online melalui SIAKAD. Selain mengisi KRS, mahasiswa juga bisa melakukan perubahan KRS kapanpun sesuai dengan waktu yang diberlakukan.
Dengan hadirnya sistem yang sangat membantu ini, proses pengambilan mata kuliah mahasiswa dapat berjalan optimal dan lebih efisien baik bagi perguruan tinggi dan mahasiswa.
Set Status Mahasiswa
Status mahasiswa adalah informasi tentang keadaan atau situasi mahasiswa dalam akademik di perguruan tinggi. Adapun beberapa jenis status mahasiswa yang ada di dalam sistem manajemen akademik adalah aktif, tidak aktif, cuti, DO (Drop Out), Lulus, dan lainnya. Pengguna sistem manajemen akademik dapat mengatur status mahasiswa sesuai dengan keadaannya. Informasi ini sangat bermanfaat bagi berbagai pihak yang membutuhkannya, seperti dosen pengajar untuk mengambil keputusan atau administrasi akademik untuk mengatur proses administrasi akademik (pembayaran biaya kuliah, izin cuti, penjadwalan kuliah, dll). Sistem ini dapat secara otomatis untuk melakukan verifikasi sebelum set status saat terjadi perubahan data mahasiswa.
Pembayaran Mahasiswa
Mahasiswa bisa melihat informasi terkait dengan pembayaran biaya kuliah sekaligus dapat melakukan pembayaran biaya kuliah secara online melalui sistem informasi akademik yang disediakan perguruan tinggi. Dalam sistem manajemen akademik, seluruh data transaksi mahasiswa akan tercatat secara otomatis.
Layanan ini sangat bermanfaat dalam mempermudah proses pembayaran secara efisien, meningkatkan akurasi pembayaran karena sistem bisa memastikan keakuratan dan keamanan data pembayaran, meningkatkan efisiensi administrasi karena kemudahan dalam mengaksesnya, dan meningkatkan transparansi keuangan karena sistem dapat memberikan informasi yang akurat dan real-time dengan kondisi keuangan perguruan tinggi. Fungsi-fungsi tersebut akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan administratif keuangan di perguruan tinggi tersebut.
Print KRS
Tidak perlu harus mengetik ulang seluruh informasi mengenai mata kuliah dan mengeditnya ke dalam word karena melalui sistem manajemen akademik telah menyediakan fitur untuk mencetak dokumen KRS yang nantinya tampilan layout dalam kertas yang akan di print secara otomatis tersusun secara rapi dan seluruh informasi mengenai mata kuliah, alamat kampus, identitas mahasiswa tertera di dalamnya. Ini sangat efisien tanpa membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak karena dapat dilakukan hanya dengan sekali klik.
Validasi KRS
Setelah mahasiswa selesai memilih mata kuliah dan menentukan jadwalnya dalam suatu semester, pihak manajemen akademik akan melakukan validasi terhadap dosen pembimbing atau koordinator program studi. Validasi KRS dapat membantu dalam memastikan KRS mahasiswa telah sesuai dengan kurikulum yang berlaku, dan memantau kapasitas ruang dan ketersediaan dosen pengajar.
Apabila KRS sudah divalidasi oleh pihak manajemen akademik, maka mahasiswa dapat mengetahui informasi tersebut melalui sistem akademik yang tersedia di perguruan tingginya.
Penilaian
Seluruh nilai mahasiswa akan dapat diolah oleh sistem manajemen akademik dan dapat diinformasikan kepada mahasiswa secara langsung. Melalui sistem akademik, dosen pengajar dapat memasukkan informasi penilaian setiap mahasiswa yang nantinya informasi tersebut dapat tersampaikan ke mahasiswa. Selain untuk mengolah nilai, dosen pengajar juga dapat memantau dan mengevaluasi perkembangan tiap mahasiswa disini.
Bagi manajemen akademik, fungsi penilaian dalam sistem akademik akan sangat membantu dalam pemeriksaan data nilai mahasiswa yang nantinya dibutuhkan untuk pembuatan laporan dan sertifikat.
Print KHS
KHS merupakan singkatan dari Kartu Hasil Studi yang berisi seluruh nilai dan prestasi akademik mahasiswa setiap semester. Dokumen KHS ini akan digunakan untuk bukti pencapaian akademik dan juga sebagai dasar pengambilan keputusan akademik lebih lanjut. Fungsi print KHS sama seperti pada print KRS yakni untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa memindahkannya ke dalam file word secara manual. Hal ini tentu sangat efisien dalam waktu dan tenaga.
Input Data Kolektif Kelulusan
Dalam sistem manajemen akademik, fungsi ini bermanfaat untuk memasukkan data kelulusan mahasiswa secara kolektif. Manajemen akademik dapat melakukan pemrosesan secara efisien tanpa membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak. Sistem ini mampu menentukan apakah mahasiswa telah memenuhi syarat kelulusan atau belum melalui IPK yang telah dihitung secara otomatis berdasarkan nilai akhir mahasiswa yang di-input. Setelah memenuhi syarat, maka pengguna sistem manajemen akademik dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya untuk input data kolektif kelulusan mahasiswa.
Print Transkrip
Transkrip akademik merupakan sebuah dokumen yang isinya mencakup seluruh catatan akademik mahasiswa, seperti semua nilai, kredit yang diperoleh, dan prestasi akademik lainnya selama masa kuliah. Dokumen ini biasanya digunakan untuk persyaratan melamar pekerjaan atau sebagai dokumen pelengkap untuk melanjutkan studi yang lebih tinggi. Fungsi print transkrip sama seperti fungsi print KHS dan print KRS yang telah dijelaskan sebelumnya, yakni untuk mencetak dokumen secara langsung melalui sistem akademik.
Memiliki sistem manajemen akademik yang baik sangat sangat penting dan merupakan sebuah urgensi bagi keberlangsungan seluruh aktivitas akademik dalam perguruan tinggi. SIAKAD merupakan salah satu aplikasi yang dikembangkan oleh PT Arkatama Solusindo yang baik dari sistem informasi akademik yang digunakan untuk mengelola dan mengatur segala proses akademik. Jika Anda ingin menyediakan aplikasi bisnis untuk perusahaan, Anda bisa meminta Jasa Konsultan IT dan Software House PT Arkatama Multi Solusindo yang telah dipercaya oleh lebih dari 50 organisasi/instansi untuk membuat aplikasi yang mereka butuhkan. Temukan informasi lebih lengkap dengan mengunjungi website https://arkatama.id/ atau hubungi disini.
