Banyak sekali peserta diklat pimpinan dengan skema proyek perubahan luput dari hal-hal kecil, padahal penting. Contohnya untuk proyek perubahan berupa sistem, aplikasi, atau database. Beberapa orang akan cenderung berfokus pada ketersedian sistem, aplikasi, atau database yang dibuat. Sayangnya lupa dengan kemasan, atau sarana penyampaianya seperti video lauching, x-banner launching, testimoni pengguna, hingga buku manual atau panduan pengguna yang kurang memadai. Pada akhirnya, proyek yang dikerjakan dengan baik bisa terlihat jelek, hanya karena penyampaianya kurang. Sayang sekali!
Berdasarkan pengalaman Arkatama dalam hal kolaborasi atau sharing ide terkait dengan proyek perubahan, berikut Arkatama rangkumkan hal-hal kecil apa saja yang penting dan sering terlewatkan oleh peserta diklat pimpinan proyek perubahan:
- X-Banner
X-Banner ini merupakan hal penting untuk sarana komunikasi atau promosi terkait proyek perubahan yang dibuat. Pembuatanya tidak bisa jadi dalam sehari, karena harus menunggu proses antrian di percetakan hingga pengerjaan teknisnya yang memakan waktu. Jadi dalam perencanaan atau timeline proyek perubahan, buatlah sedetail mungkin, dan cantumkan juga persiapan teknis publikasinya. - Video Tayangan / Video Launching / Video Testimoni
Video tayangan atau video launching termasuk dalam perencanaan teknis publikasi, jangan lupa untuk menyediakan waktu khusus dalam perencanaan yang dibuat. Dalam video, jika memungkinkan masukkan juga testimonial pengguna dan testimonial dari mentor. Oh iya, pastikan juga backsound atau lagu latar belakang yang digunakan dalam video tayangan tidak memiliki copyright issue. Jika menggunakan lagu latar belakang yang memiliki copyright bisa-bisa video yang diunggah di Youtube akan ditake down. Ini berbahaya sekali, apa lagi jika ditake down saat proyek perubahan sedang disosialisasikan. Bisa kacau! - Buku Manual / Panduan Pengguna
Buku manual atau panduan pengguna merupakan perangkat yang wajib ada dalam software, aplikasi, atau database yang dibuat. Selain sebagai dokumentasi pengembangan, buku manual ini akan memudahkan pengguna untuk menggunakan sistem, atau database yang telah dibuat. Pembuatan buku manualnya pun memakan waktu yang tidak sebentar. Kebanyakan peserta diklat pimpinan proyek perubahan baru sounding terkait kebutuhan buku manual ini di akhir-akhir deadline mendekati lauching karena belum tahu dan baru menyadari pentingnya panduan pengguna. Pastikan panduan pengguna ini sudah masuk dalam perencanaan di awal ya. - Bahan Paparan / Presentasi
Bahan presentasi ini penting, tidak boleh jelek! Konsepkan bahan paparan atau presentasi seperti infografis dengan grafis atau desain yang relevan dan informatif. Presentasi yang eye catching akan menyita perhatikan, sehingga audience dapat fokus memperhatikan apa yang kita sampaikan.
Hal-hal kecil yang sering diabaikan dalam proyek perubahan di atas memang terlihat sepele, namun jika tidak dipersiapkan dan direncanakan sejak awal, dapat beresiko bagi kesuksesan diklat pimpinan proyek perubahan yang sedang dijalani. Jangan sampai proyek perubahan yang ciamik terganjal hanya karena kerikil-kerikil kecil. Semoga proyek perubahan yang dijalankan dapat berjalan lancar dan bermanfaat ya, Arkatama siap mendukung!
