Pengembangan sistem adalah proses yang mencakup mendesain, merancang, membuat, dan melengkapi sebuah produk yang diterapkan pada komputer, hardware program, dan software program. Karena mencakup proses yang begitu panjang dan kompleks, untuk pengembangan sistem akan memerlukan waktu yang panjang. Menjadi seseorang yang bekerja di bidang pengembangan sistem atau system development tidaklah mudah. Sifat manusia yang kebutuhannya selalu berubah dan semakin berkembangnya teknologi menjadi sebuah tantangan bagi system development untuk membuat sistem yang sesuai dan dengan beberapa keterbatasan, seperti keterbatasan waktu dan anggaran.
Untuk mengefektifkan proses pengembangan sistem, ada sebuah teknik yang dapat membantu tim pengembangan dalam memahami kebutuhan para pengguna secara lebih detail yang disebut dengan User Story. Artikel ini akan membahas mengapa User Story menjadi solusi efektif untuk pengembangan sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna saat ini.
Pengertian User Story
User Story adalah tools yang yang dapat membantu tim pengembangan sistem atau software untuk memahami dan memenuhi kebutuhan pengguna pada saat sekarang secara mendetail dan jelas. Selain itu, tools ini juga dapat memprioritaskan fitur atau fungsi yang penting bagi pengguna dan menghindari pemborosan waktu dan sumber daya pada fitur atau fungsi yang tidak penting bagi pengguna. Didalam tools ini akan dijelaskan bentuk cerita pendek yang berisi deskripsi tentang kebutuhan dan keinginan pengguna atau pelanggan sistem. Tools ini dibagi menjadi empat elemen yang dikenal dengan “The Four Cs” – being The Card, The Conversation, The Confirmation, dan The Context. Berikut penjelasannya:
The Card
Biasanya setiap User Story diwujudkan dengan kartu yang berukuran 15×10 cm secara fisik atau secara digital yang didalamnya terdapat format seperti:
- As a. . . (siapa)
- I want to. . . (keinginan)
- So that. . . (benefit)
Agar dapat memahaminya lebih mudah, dibawah ini merupakan contoh penggunaannya untuk tujuan proyek tingkat tinggi atau Epic level.
- As a diisi dengan “Sebagai Ketua HRD”
- I want to diisi dengan “Saya ingin menyederhanakan prosedur pendatang baru”
- So that di isi dengan “Sehingga kandidat yang berhasil dirangkul lebih efisien.”
Dan ini salah satu fitur dari sistem target:
- Sebagai Manajer Penggajian
- Saya ingin menerima pemberitahuan untuk menyiapkan penggabung baru di daftar gaji
- Sehingga gaji bulan pertama mereka dibayarkan tepat waktu.
Kriteria penerimaan harus dicantumkan di bagian belakang kartu untuk menunjukkan hal-hal yang perlu dipenuhi agar User Story dinyatakan lengkap (“Done”).
The Conversation
Bagian ini merupakan tahap komunikasi dan kolaborasi antar stakeholder agar memudahkan mereka untuk saling memahami kebutuhan masing-masing yang sekiranya memiliki keterkaitan. Tahap ini diperlukan untuk mengetahui detail kebutuhan masing-masing agar dapat diproses ke langkah selanjutnya.
The Confirmation
Bagian ini merupakan pemenuhan seluruh kriteria User Story yang kemudian akan disetujui atau dikonfirmasi oleh penerima atau pemilik solusi secara formal.
The Context
Elemen ini memberikan pemahaman yang lebih dalam lagi tentang User Story dan bagaimana kaitannya dengan yang lainnya. Hal ini dapat membantu pengambilan keputusan bagaimana story akan ditangani dan bagaimana satu story dapat digabungkan dengan story milik pengguna lainnya.
Dengan memanfaatkan tools ini, tim pengembangan sistem dapat membangun sistem yang lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan sehingga sistem yang telah dibuat atau dikembangkan dapat bermanfaat.
Penerapan User Story dalam Pengembangan Sistem
Untuk memaksimalkan penggunaan User Story dalam pengembangan sistem, penerapan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
- Deskripsikan Tujuan Akhir
Umumnya, tools ini bertujuan untuk mencapai tujuan akhir pelanggan. Oleh karena itu, ketika membuatnya, sangat penting untuk tidak mengabaikan definisi “selesai” dari tugas tersebut.
- Tentukan Apa yang Harus Dilakukan
Disarankan untuk memberikan informasi tentang apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas yang dijelaskan dalam User Story. Biasanya, ini dilakukan dalam bentuk dokumen tambahan dengan penugasan kepada anggota tim yang bertanggung jawab atas jenis pekerjaan ini.
- Sebutkan Peran Pengguna
Harus menyebutkan siapa pengguna akhir atau pelanggan dalam User Story. Jika ada beberapa pengguna akhir, akan ada beberapa story pengguna untuk masing-masing dari mereka. Pendekatan ini akan membantu tim development tetap berfokus pada pelanggan dan berkonsentrasi pada kebutuhannya.
- Spesifikasikan Langkah-langkah
Jika memutuskan untuk menerapkan User Story map, seluruh proses pengembangan akan dilihat sebagai sejumlah tugas berikutnya yang perlu dilakukan. Hal ini dapat membantu memecah tugas besar menjadi beberapa sub-tugas yang lebih kecil.
- Pelajari Masukan
Untuk menciptakan produk yang berkualitas, jangan lupa untuk mengumpulkan masukan dari pihak manapun dengan segera. Masukan dari seluruh anggota tim sangat diperlukan. Ini akan membantu mengevaluasi kompleksitas pengembangan, menentukan ruang lingkup pekerjaan, dan mengoptimalkan pengembangan.
- Pilih Cerita Pendek untuk Satu Sprint
User Story yang kompleks tidak bisa muat dalam satu sprint, sehingga harus dibagi menjadi beberapa sprint. Sebagai aturan, satu tugas tidak boleh memakan waktu lebih dari 1-2 minggu untuk dikembangkan. Dengan menggunakan pendekatan ini, tim development dapat memberikan fitur baru dengan lebih cepat dan beralih ke tugas lainnya.
Manfaat User Story dalam Pengembangan Sistem
Permintaan klien dapat berubah kapanpun selama proses pengembangan sistem berlangsung. Para developer tidak mungkin dapat menanggapinya secara langsung dan cepat. Butuh proses yang panjang untuk mengubah sistem sesuai dengan permintaan pelanggan, dan biasanya dalam proses ini sering terjadi miss-communication. Untuk mengatasi hal tersebut, User Story dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
- Memenuhi Keinginan Pelanggan. Keinginan dan kebutuhan pelanggan secara jelas dan detail dapat diperoleh dengan menerapkan tools ini. Dengan bantuan ini, tim development dapat membangun sistem yang memenuhi harapan dan kepuasan pelanggan.
- Meningkatkan Kolaborasi. Kolaborasi antara tim development, pelanggan, dan pihak-pihak lainnya dapat ditingkatkan dengan adanya User Story. Komunikasi menjadi semakin mudah dan efektif antar seluruh pihak sehingga pengembangan sistem dapat dilakukan sesuai dengan yang diinginkan.
- Mengurangi Resiko. Resiko seperti kegagalan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan atau anggaran yang tidak mencukupi biasanya yang paling sering terjadi dalam proses pengembangan sistem. Dengan memanfaatkan User Story, resiko tersebut dapat berkurang karena adanya panduan yang jelas dan terstruktur.
- Efektivitas Biaya. Biaya yang digunakan dapat bertambah apabila tim development melakukan pengembangan pada fitur-fitur yang tidak diperlukan dalam sistem. Dengan adanya tools ini, tim development dapat menyaring dan memprioritaskan fitur-fitur yang penting bagi pelanggan sehingga biaya yang digunakan bisa efektif.
- Keserbagunaan. Dokumen yang disimpan dalam User Story dapat berguna untuk masa depan. Tim development dapat memahami alur kerja sistem yang sedang dibangun, sehingga apabila terdapat perubahan atau pembaruan sistem di masa depan, tim development dapat lebih mudah memahami alur kerja sistem dan melakukan pembaruan atau perubahan dengan lebih mudah.
Optimalkan Pengembangan Sistem dengan User Story bersama PT Arkatama Multi Solusindo
Efektivitas pengembangan sistem sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi maupun perusahaan. Adanya User Story, memudahkan bisnis Anda mencapai tujuan, salah satunya adalah karena tim development bisa melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Jika Anda menginginkan penggunaan sistem tersebut, Anda dapat bekerjasama dengan Jasa Konsultan IT dan Software House PT Arkatama Multi Solusindo yang menyediakan layanan pembuatan software, IT Training Center dan semacamnya.
Untuk informasi lebih lengkap, Anda bisa mengunjungi website kami di https://arkatama.id, atau klik disini untuk menghubungi kami langsung.
Content Writer: Lily (DTS Batch 3)
Editor: Sean Priantoni (DTS Batch 4)
