Tips Memilih Software – Memilih perangkat lunak baru bukanlah perkara yang mudah. Terdapat banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan alat mana yang layak untuk diinvestasikan. Melalui rata-rata SMB, Perusahaan menghabiskan 10%-15% dari pendapatan tahunan untuk biaya IT, membuat keputusan yang terinformasi dan bijaksana mengenai perangkat lunak yang akan dibeli sangat penting bagi bisnis dan anggaran Anda.
Sayangnya, bagi sebagian orang, proses memilih software seringkali memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya. Keputusan seringkali didasarkan pada perasaan atau preferensi pribadi daripada mengandalkan data atau mempertimbangkan dampaknya terhadap bisnis. Di sisi lain, ada pula vendor yang menggunakan strategi pemasaran yang persuasif, seperti demonstrasi yang mengesankan, untuk meyakinkan pembeli bahwa produk mereka adalah satu-satunya pilihan yang layak dipertimbangkan, tanpa memperhatikan kebutuhan unik pembeli. Kedua situasi tersebut akhirnya berujung pada ketidakpuasan di kalangan pemangku kepentingan, peluang keberhasilan implementasi yang rendah, tingkat adopsi yang rendah, dan kepuasan secara keseluruhan terhadap perangkat lunak yang dipilih.
Namun, bagaimana Anda bisa membuat keputusan yang tepat dalam memilih software ? Apakah Anda mencari alat baru yang akan memberikan nilai tambah bagi bisnis Anda, ataukah Anda ingin mengganti produk yang sudah ada? Berikut adalah 9 hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli perangkat lunak. Gunakan tips ini sebagai panduan untuk membantu Anda dalam proses memilih software, sehingga tim Anda merasa yakin ketika mengambil keputusan akhir tentang perangkat lunak mana yang sebaiknya ditambahkan ke dalam infrastruktur teknologi perusahaan Anda.
Awareness
Tips Memilih Software yang pertama, langkah pertama dalam memilih software seharusnya dimulai dengan pemahaman tentang “Apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh bisnis dan mengapa?” Melakukan evaluasi kebutuhan yang mendalam adalah langkah penting dalam memahami alasan di balik kebutuhan akan perangkat lunak. Anda perlu mempertimbangkan masalah apa yang ingin Anda selesaikan, tujuan apa yang ingin Anda capai, dan bagaimana perangkat lunak dapat memberikan solusi atau meningkatkan proses bisnis yang ada.
Sebuah penilaian dampak bisnis membantu Anda menemukan titik-titik yang sebenarnya mengalami masalah, mengidentifikasi kesenjangan dalam kemampuan, dan menyadari kebutuhan serta dampak potensial terhadap bisnis. Jangan mulai dengan alat, tetapi mulailah dengan mengidentifikasi kebutuhan, kesenjangan, dan peluang yang ada. Jika tidak, Anda berisiko mengimplementasikan alat yang benar-benar tidak diperlukan tanpa harapan pengembalian investasi (ROI) yang nyata. Selanjutnya, identifikasi tidak lebih dari lima pemangku kepentingan utama – sponsor bisnis, pemimpin IT, ahli teknis IT, ahli proses, dan pengguna bisnis. Semakin banyak orang dan pendapat yang terlibat, semakin lama prosesnya akan berlangsung dan semakin tidak puas pengguna dengan produk akhirnya.
Nilai dan Harga yang Ditawarkan
Harga merupakan bagian penting dalam setiap keputusan bisnis, namun itu bukan satu-satunya faktor yang perlu Anda pertimbangkan. Mengambil keputusan berdasarkan harga saja tidak menjamin bahwa bisnis Anda mendapatkan nilai terbaik. Ingatlah, harga perangkat lunak tidak selalu sebanding dengan nilai yang diberikan. Membeli perangkat lunak yang lebih mahal hanya karena memiliki daftar fitur tambahan yang panjang tidak selalu menjadi langkah yang benar, karena banyak fitur tersebut mungkin tidak relevan atau tidak dapat digunakan oleh sistem bisnis Anda. Ketika mempertimbangkan harga, mulailah dengan membuat anggaran dasar dan tentukan fitur “harus dimiliki” sesuai dengan kisaran harga yang Anda tentukan. Kemudian, buatlah daftar fitur “bagus untuk dimiliki” dan daftar “tidak diperlukan”. Hal ini akan membantu Anda memahami lebih baik nilai yang dibawa oleh perangkat lunak bagi bisnis Anda.
Jangan hanya fokus pada harga yang ditawarkan, tetapi perhatikan pula nilai sebenarnya yang dapat diberikan oleh perangkat lunak. Evaluasilah fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan manfaat yang dapat diberikan, bukan hanya sekedar fitur yang tidak relevan yang ditawarkan oleh perangkat lunak yang mahal. Intinya, saat mempertimbangkan harga perangkat lunak, penting untuk mengambil pendekatan yang seimbang. Pastikan Anda memahami nilai sebenarnya yang diberikan oleh perangkat lunak, bukan hanya berdasarkan harga atau daftar fitur yang tertera. Dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda, anggaran yang dimiliki, dan manfaat yang dapat diperoleh dari perangkat lunak, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan memilih perangkat lunak yang memberikan nilai terbaik bagi bisnis Anda.
Mencari Tahu Kebutuhan Perusahaan terhadap Mitra Potensial
Keputusan terbaik untuk melakukan penilaian pasar yang bisa Anda buat adalah dengan mencari tahu informasi tentang pemasok dari berbagai sumber yang dapat dipercaya. Jangan ragu untuk menggunakan sumber pihak ketiga yang dapat memberikan informasi tentang pemasok, informasi tentang kategori aplikasi, dan tren-tren terkini dalam dunia perangkat lunak. Temukanlah mitra yang dapat dipercaya yang dapat mengumpulkan data-data penting dan membantu Anda memahami apa yang sebenarnya bisa dilakukan oleh alat-alat ini, apa pendapat para pelanggan mengenai pemasok-pemasok ini, dan bagaimana pengalaman mereka secara keseluruhan. Melalui mitra ini, Anda juga dapat meningkatkan pengetahuan Anda mengenai tren-tren dalam penggunaan aplikasi dan perkembangan industri terkait. Saat mencari mitra yang dapat dipercaya, pastikan untuk menghindari yang menggunakan sistem ulasan berbayar atau yang menggunakan faktor-faktor peningkatan kehadiran pasar. Cari mitra yang menampilkan ulasan yang dikumpulkan secara kolaboratif dan tidak memihak kepada pemasok tertentu. Dengan demikian, Anda akan mendapatkan pandangan yang jujur dan tidak terdistorsi mengenai apa yang para pelanggan nyata pikirkan tentang masing-masing pemasok. Namun, jangan sampai berhenti hanya pada itu saja – cobalah untuk mencari orang lain yang juga terlibat dalam industri ini, baik itu para ahli atau rekan kerja, dan dengarkanlah pemikiran dan pengalaman mereka. Dengan mendapatkan sudut pandang dari mereka yang juga telah menggunakan perangkat lunak atau bekerja dengan pemasok yang sama, Anda akan mendapatkan wawasan yang lebih lengkap dan berguna dalam mengambil keputusan.
Keputusan terbaik yang dapat Anda ambil dapat digunakan untuk mencari informasi penyedia perangkat lunak dari berbagai sumber terpercaya, dengan memanfaatkan sumber pihak ketiga untuk informasi penyedia, informasi kategori aplikasi, dan tren lanskap perangkat lunak secara keseluruhan. Temukan mitra tepercaya yang dapat mengumpulkan data kunci dan membantu Anda memahami apa yang dapat dilakukan oleh alat-alat ini, apa pendapat pelanggan tentang para penyedia ini, dan bagaimana pengalaman mereka secara keseluruhan. Hal ini juga akan meningkatkan pengetahuan Anda tentang tren aplikasi dan industri. Saat mencari mitra yang dapat dipercaya, hindari yang mengoperasikan sistem ulasan berbasis bayar untuk dimainkan atau yang memanfaatkan faktor akselerasi kehadiran pasar. Cari mitra yang menampilkan ulasan dari berbagai sumber dan independen dari penyedia, karena ini akan memberikan Anda pandangan murni dan tidak terdistorsi tentang apa yang pelanggan nyata pikirkan tentang setiap penyedia tertentu.
Mengutamakan Persyaratan dan daftar kebutuhan
Anda tidak dapat membuat daftar pendek jika memiliki terlalu banyak persyaratan. Identifikasi lima kemampuan yang berbeda dan memenuhi kebutuhan paling kritis Anda yang memiliki keterkaitan yang jelas dengan perbedaan antar penyedia, bukan hanya fitur dasar yang umum. Pada akhirnya, Anda tidak akan dapat memenuhi setiap persyaratan. Oleh karena itu, Anda harus secara objektif memutuskan persyaratan mana yang benar-benar Anda butuhkan dan mana yang dapat Anda tinggalkan. Jika Anda memiliki banyak persyaratan, pertimbangkan untuk menggunakan model Prioritasi MoSCoW untuk mempersempitnya.
Terakhir, gunakan persyaratan ini untuk melakukan perbandingan berbasis data terhadap fitur dan kemampuan penyedia. Tujuan Anda di sini adalah mempersempit pilihan menjadi beberapa calon teratas. Jangan hanya membuat daftar pendek dari satu penyedia yang diceritakan oleh teman Anda – daftar pendek dengan satu pilihan saja tidak baik, begitu juga dengan daftar pendek dengan 15 pilihan. Tetapkan prioritas secara tegas terhadap persyaratan Anda sehingga Anda dapat menyusun daftar pendek dari empat penyedia atau solusi potensial. Dalam mengidentifikasi persyaratan dan membuat daftar pendek, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan kriteria yang paling penting bagi bisnis Anda. Fokus pada fitur-fitur dan kemampuan yang benar-benar membedakan dan memberikan nilai tambah, daripada hanya berpatokan pada fitur dasar yang serupa di antara semua penyedia. Dengan memprioritaskan persyaratan dengan cerdas, Anda akan dapat menyusun daftar pendek yang lebih terfokus, mengarah pada proses pemilihan perangkat lunak yang lebih efisien dan memilih penyedia atau solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Respon Calon Mitra terhadap Penanganan Bug
Setiap perangkat lunak memiliki bug. Ketika memutuskan untuk membeli perangkat lunak yang tepat untuk perusahaan Anda, penting untuk mengetahui prosedur perusahaan perangkat lunak dalam menangani bug-bug tersebut ketika terjadi. Pahami bagaimana masalah yang mungkin Anda temui akan ditangani. Pastikan bahwa perusahaan akan mengatasi masalah yang unik terkait penggunaan perangkat lunak di perusahaan Anda, bukan hanya masalah besar yang dihadapi oleh sebagian besar pengguna perangkat lunak tersebut. Saat mengevaluasi perusahaan perangkat lunak, perhatikan bagaimana mereka merespons dan memperbaiki bug-bug yang dilaporkan. Pastikan mereka memiliki tim yang bertanggung jawab untuk menangani masalah teknis dan memperbaiki bug dalam waktu yang wajar.
Selain itu, pastikan perusahaan perangkat lunak dapat memberikan dukungan teknis yang memadai dan waktu tanggapan yang cepat jika Anda mengalami masalah. Jangan hanya fokus pada bug-bug yang umum terjadi, tetapi pastikan bahwa perusahaan perangkat lunak juga akan memberikan perhatian khusus terhadap masalah yang spesifik dengan penggunaan perangkat lunak di perusahaan Anda. Dalam kesimpulannya, pastikan Anda memahami bagaimana perusahaan perangkat lunak akan menangani masalah yang muncul dalam penggunaan perangkat lunak mereka. Jangan hanya fokus pada masalah umum yang banyak pengguna hadapi, tetapi pastikan perusahaan perangkat lunak dapat memberikan perhatian dan solusi yang tepat terhadap masalah yang unik di perusahaan Anda. Dengan mempertimbangkan hal ini, Anda dapat memilih perangkat lunak yang tidak hanya memenuhi kebutuhan fungsional, tetapi juga menawarkan dukungan teknis yang memadai untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan Anda.
Frekuensi Pembaharuan Produk Perangkat Lunak
Perusahaan-perusahaan perangkat lunak terbaik secara terus-menerus melakukan pembaruan produk mereka. Ketika berbicara dengan vendor perangkat lunak, mintalah mereka untuk memberikan detail tentang seberapa sering mereka melakukan pembaruan pada produk mereka dan bagaimana cara komunikasi terkait pembaruan tersebut. Penting juga untuk dicatat apakah layanan pernah dibatasi atau terbatas karena pembaruan produk, karena hal tersebut dapat mempengaruhi bisnis dan operasional Anda.
Dalam memilih perusahaan perangkat lunak, perhatikan kegiatan pembaruan produk yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Perusahaan perangkat lunak yang baik akan secara teratur mengeluarkan pembaruan untuk meningkatkan fungsionalitas, kinerja, dan keamanan produk mereka. Mintalah detail tentang frekuensi pembaruan yang dilakukan dan cara komunikasi yang mereka lakukan untuk memberi tahu pengguna tentang pembaruan tersebut. Pertimbangkan juga pentingnya mendapatkan informasi tentang pembaruan keamanan yang diterapkan oleh perusahaan perangkat lunak untuk melindungi data dan sistem Anda dari ancaman keamanan terbaru. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, Anda dapat memilih perusahaan perangkat lunak yang tidak hanya memiliki produk yang berkualitas, tetapi juga berkomitmen untuk meningkatkan produk mereka secara terus-menerus agar tetap relevan dan bermanfaat bagi bisnis Anda.
Software Custom yang Sesuai Kebutuhan
Secara teoritis, penyesuaian sesuai kebutuhan terdengar sangat menguntungkan. Siapa yang tidak ingin memiliki sistem yang sesuai dengan kebutuhan mereka secara sempurna? Namun, penyesuaian juga memiliki konsekuensi, terutama dalam hal kebutuhan perangkat lunak khusus perusahaan Anda. Sistem perangkat lunak yang sangat dapat disesuaikan mungkin juga berarti sistem yang rumit dan kompleks sehingga sulit untuk diadopsi. Biaya juga dapat meningkat seiring dengan semakin banyaknya penyesuaian yang dilakukan. Di sisi lain, kesederhanaan juga bisa memiliki harga. Semakin sedikit kemampuan penyesuaian yang dimiliki oleh perangkat lunak, semakin sulit untuk memodifikasi sistem agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Selain itu, penggunaan perangkat lunak juga dapat menjadi lebih sulit ketika kebutuhan dan sistem perusahaan Anda berubah seiring waktu. Pada akhirnya, Anda harus mempertimbangkan trade-off dan kemampuan tim yang akan menggunakan perangkat lunak untuk menentukan sejauh mana penyesuaian yang diperlukan.
Dalam mengevaluasi opsi perangkat lunak, pertimbangkan dengan hati-hati kebutuhan kustomisasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Pertanyaannya adalah seberapa fleksibel Anda ingin sistem perangkat lunak dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. Apakah perubahan signifikan pada sistem perangkat lunak diperlukan atau apakah penggunaan fitur yang ada sudah memadai? Jika perusahaan Anda memiliki tim IT yang terampil dan mampu mengelola kompleksitas sistem yang sangat disesuaikan, maka opsi yang lebih kustom dapat menjadi pilihan yang baik. Namun, jika perusahaan Anda lebih mengutamakan kemudahan penggunaan dan kecepatan implementasi, maka mungkin lebih bijaksana untuk memilih perangkat lunak yang lebih sederhana dengan sedikit opsi penyesuaian.
Dukungan Teknis yang Ditawarkan Mitra
Dukungan teknis dapat memainkan peran besar dalam kesuksesan atau kegagalan perangkat lunak bagi bisnis Anda. Hal ini terutama berlaku jika tim IT Anda kecil, perangkat lunak yang digunakan kompleks, dan/atau perangkat lunak tersebut digunakan oleh seluruh karyawan. Dalam situasi-situasi seperti ini, Anda mungkin perlu mengandalkan tim dukungan perangkat lunak untuk mendapatkan bantuan tambahan. Pastikan untuk memperhatikan jam dukungan dari semua vendor perangkat lunak yang Anda pertimbangkan. Pertanyaan mengenai jam dukungan harus mencakup tidak hanya jangka waktu saat Anda dapat mendapatkan dukungan, tetapi juga cara mendapatkannya. Penting bahwa departemen dukungan perusahaan perangkat lunak Anda tersedia saat Anda membutuhkannya.
Dalam memilih perangkat lunak, penting untuk mempertimbangkan ketersediaan dan responsivitas dari tim dukungan teknis. Pastikan untuk mengetahui jam operasional dukungan yang ditawarkan oleh setiap vendor perangkat lunak yang Anda pertimbangkan. Pertimbangkan apakah jam dukungan mereka sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda, terutama jika Anda memiliki karyawan atau tim yang bekerja di luar jam kerja standar. Selain itu, perhatikan juga metode komunikasi yang disediakan oleh tim dukungan. Apakah mereka menyediakan dukungan melalui telepon, email, atau live chat? Pastikan bahwa metode dukungan yang disediakan sesuai dengan preferensi dan kebutuhan komunikasi bisnis Anda. Oleh karena itu, memilih perangkat lunak dengan dukungan yang baik adalah faktor penting dalam kesuksesan implementasi dan penggunaan perangkat lunak di perusahaan Anda. Pastikan untuk memperhatikan jam dukungan, metode komunikasi, dan kualitas dukungan yang ditawarkan oleh vendor perangkat lunak. Dengan memilih perusahaan perangkat lunak yang dapat memberikan dukungan yang andal dan responsif, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang dapat diandalkan saat menghadapi masalah atau tantangan dalam penggunaan perangkat lunak tersebut.
Tipe Keamanan Perangkat Lunak yang Ditawarkan
Tips Memilih Software yang terakhir, Pastikan untuk memeriksa halaman keamanan dari setiap perangkat lunak yang Anda pertimbangkan untuk dibeli. Anda mungkin juga ingin melibatkan seorang petugas kepatuhan atau seorang pengacara untuk memeriksa dokumen keamanan sebelum menandatangani kontrak. Ketika mengevaluasi perangkat lunak, hal terpenting yang perlu diingat adalah kebutuhan khusus perusahaan Anda. Perangkat lunak harus membantu memudahkan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan kita, dan tidak sulit bagi staf Anda untuk mengadopsi dan memanfaatkannya. Dengan mempertimbangkan tujuh tips di atas, Anda akan dapat mengevaluasi dengan baik semua opsi perangkat lunak yang Anda minati dan membuat pilihan yang tepat untuk bisnis Anda.
Dalam mempertimbangkan keamanan perangkat lunak, penting untuk melakukan tinjauan menyeluruh terhadap halaman keamanan yang disediakan oleh vendor perangkat lunak. Tinjau dengan cermat langkah-langkah keamanan yang diimplementasikan oleh perangkat lunak tersebut, termasuk langkah-langkah perlindungan data, pengenkripsian, serta kebijakan keamanan yang dijalankan. Jika diperlukan, melibatkan seorang ahli kepatuhan atau pengacara yang berpengalaman dalam masalah keamanan untuk membantu memastikan bahwa perangkat lunak tersebut memenuhi standar keamanan yang sesuai dengan kebutuhan dan regulasi perusahaan Anda.
Selain itu, penting juga untuk memastikan bahwa perangkat lunak yang Anda pilih sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan Anda. Selalu pertimbangkan apakah perangkat lunak tersebut dapat menyediakan solusi yang efektif dan efisien untuk tugas-tugas dan proses bisnis yang dihadapi perusahaan Anda. Pastikan bahwa perangkat lunak tersebut dapat dengan mudah diadopsi dan digunakan oleh staf Anda tanpa mengalami hambatan yang signifikan. Tinjau fitur-fitur perangkat lunak dan pastikan bahwa mereka sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, Anda akan dapat melakukan evaluasi yang komprehensif terhadap semua opsi perangkat lunak yang Anda pertimbangkan. Ini akan membantu Anda membuat pilihan yang tepat yang akan mendukung keberhasilan dan efisiensi bisnis Anda. Ingatlah bahwa perangkat lunak harus menjadi alat yang membantu, bukan menghambat, dan dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat menemukan solusi perangkat lunak yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda.
Arkatama sebagai Jasa Konsultan IT dan Software House dapat memenuhi segala kebutuhan Anda di bidang IT hingga memberikan solusi bagi setiap permasalahan bisnis Anda. Arkatama menyediakan jasa pembuatan aplikasi software custom dengan masa garansi antara 6 hingga 1 tahun. Sebagai perusahaan yang terbaik di bidangnya, Arkatama selalu memastikan keadaan software yang dikembangankan dapat berfungsi dengan baik dan memperbaikinya jika ada kerusakan, serta ditungjang dengan kerja tim yang flexible dalam melakukan support dan maintenance sehingga menghasilkan produk berkualitas tinggi dan memastikan keberlangsungan produktivitas bisnis Anda. Anda dapat menghubungi kami melalui link berikut https://s.id/AdminWeb atau kunjungi Instagram resmi kami pada @arkatamamulti. Konsultasikan permasalahan IT Anda pada ahlinya sekarang!
Content Writer: Maharani Huzaema (DTS BATCH 3)
