Di era digital saat ini, penggunaan teknologi dalam dunia pendidikan bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan. Salah satu implementasi yang vital adalah penggunaan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) di perguruan tinggi. SIAKAD memungkinkan manajemen akademik menjadi lebih efisien, terintegrasi, dan akurat. Namun, masalah yang sering terjadi di dunia pendidikan adalah banyaknya perguruan tinggi yang menghadapi tantangan dalam penggunaan SIAKAD yang kurang sesuai dengan kebutuhan hingga tidak didukung dengan pelatihan yang cukup bagi penggunanya. Apalagi jika proses pembuatan SIAKAD dilakukan melalui vendor yang tidak menyediakan support jangka panjang. 

Di Indonesia, terdapat banyak perguruan tinggi yang menggunakan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) untuk mempermudah manajemen akademik. Namun, salah satu tantangan yang dihadapi adalah ketergantungan berlebihan terhadap Penyedia Jasa SIAKAD saat terjadi kesalahan atau masalah teknis. Salah satu studi kasus yang relevan datang dari sebuah perguruan tinggi pernah menghadapi masalah serius akibat ketergantungan penuh terhadap penyedia jasa mereka alias tidak bisa mengoperasikan SIAKAD secara mandiri.

Masalah yang Terjadi pada Perguruan Tinggi Saat Ini

Perguruan tinggi biasanya mengimplementasikan sistem SIAKAD terintegrasi untuk berbagai kebutuhan, seperti pendaftaran mahasiswa, pengelolaan nilai, dan pembayaran UKT. Namun, saat sistem mengalami error, terutama selama periode pendaftaran mahasiswa baru (PMB) atau pengisian KRS (Kartu Rencana Studi), banyak pengguna, termasuk admin kampus, dosen, dan mahasiswa, mengalami kesulitan. Aplikasi SIAKAD yang tergolong baru ini membuat mereka belum sepenuhnya terbiasa dengan fitur dan fungsinya, sehingga sulit untuk mengelola data secara mandiri.

Kondisi ini menyoroti pentingnya pendampingan dan bimbingan teknis (bimtek) yang lebih intensif. Tanpa dukungan yang memadai, proses pendaftaran mahasiswa baru bisa tertunda, dan mahasiswa kesulitan mengakses sistem untuk pengisian KRS. Penundaan dalam operasional akibat kendala teknis juga menjadi masalah serius yang perlu diatasi. Ketika proses pendaftaran dan pengisian KRS terhambat, dampaknya tidak hanya dirasakan oleh mahasiswa, tetapi juga oleh staf dan fakultas yang terlibat. Frustrasi ini dapat berujung pada penurunan semangat kerja dan kepercayaan pengguna terhadap sistem. Selain itu, situasi ini berpotensi merugikan citra perguruan tinggi di mata publik, yang dapat berdampak pada reputasi institusi secara keseluruhan. Untuk itu, langkah proaktif dalam menyediakan pelatihan dan dukungan teknis yang berkelanjutan sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan meningkatkan citra positif perguruan tinggi.

Penyebab Ketergantungan Perguruan Tinggi

Ketergantungan perguruan tinggi pada vendor sering kali muncul ketika penyedia tidak memberikan pelatihan yang memadai untuk penggunanya. Hal ini berdampak pada dukungan jangka panjang. Pada sistem SIAKAD sewa, vendor mungkin tidak hanya gagal memberikan pelatihan, tetapi juga dapat menahan database pengguna demi kepentingan perpanjangan langganan. Di sisi lain, untuk SIAKAD kustom, banyak vendor yang kurang mendukung jangka panjang. Diantaranya dengan tidak menyampaikan pelatihan secara menyeluruh dan tanpa memberikan garansi.

Namun, dengan memilih Jasa Pembuatan SIAKAD dari Arkatama, Anda akan mendapatkan layanan migrasi, pendampingan penuh, dan garansi. Arkatama merupakan vendor yang berkomitmen pada dukungan jangka panjang dan berorientasi pada kepentingan pengguna, sehingga Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan dukungan. 

Solusi yang Bisa Diterapkan oleh Perguruan Tinggi

Pelatihan bagi tim operator, perwakilan dosen, admin fakultas, dan admin kampus sangat penting setelah pelaksanaan User Acceptance Test (UAT) dan penyerahan sistem. Dengan pelatihan yang memadai, setiap masalah teknis sederhana dapat diselesaikan secara internal, sehingga mengurangi ketergantungan pada penyedia jasa. Selain itu, perguruan tinggi dapat membentuk tim internal yang siap menangani permasalahan teknis dasar, yang akan meningkatkan responsivitas dan efisiensi dalam proses administrasi akademik. Pelatihan ini tidak hanya memperkuat kemampuan pengguna, tetapi juga memastikan kelancaran operasional dan meminimalkan potensi gangguan dalam layanan kepada mahasiswa.

Pelajaran dari Kasus Ini

Studi kasus ini menunjukkan betapa pentingnya pelatihan bagi semua pengguna SIAKAD, tidak hanya tim IT kampus. Dengan memberikan pelatihan yang memadai, perguruan tinggi dapat mengurangi ketergantungan pada penyedia jasa, menghindari penundaan dalam operasional akademik, serta meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Namun, penting juga untuk melihat kompetensi pengguna dalam mengelola sistem. Pelatihan yang tepat untuk staf administrasi dan pengguna sistem dapat membantu mereka memahami cara memanfaatkan teknologi secara efektif, mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan respons terhadap masalah.

Selain itu, perguruan tinggi perlu melakukan evaluasi rutin terhadap sistem yang digunakan dan memastikan bahwa infrastruktur mendukung kebutuhan saat pendaftaran atau pengisian KRS. Dengan memperkuat kompetensi pengguna dan memastikan dukungan teknis yang memadai, perguruan tinggi dapat meminimalkan potensi masalah dan meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan.

Masalah yang Terjadi dalam Implementasi SIAKAD

Fenomena error dibeberapa contoh SIAKAD Perguruan Tinggi

Beberapa perguruan tinggi telah menggunakan SIAKAD untuk mengelola administrasi akademik mereka, seperti pendaftaran mahasiswa, pengelolaan nilai, dan proses yudisium. Namun, tidak sedikit yang menemui kendala dalam pelaksanaannya. Masalah umum yang sering dihadapi adalah:

1. Ketidaksinkronkan Data

SIAKAD yang tidak terintegrasi dengan baik sering kali menyebabkan ketidaksesuaian data di berbagai departemen. Misalnya, data keuangan tidak sesuai dengan data akademik mahasiswa, yang pada akhirnya menghambat proses pengambilan keputusan.

2. Minimnya Pelatihan bagi Pengguna

Tidak semua SIAKAD yang tersedia di pasaran dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan unik setiap perguruan tinggi. Kampus dengan program studi dan sistem pembelajaran yang kompleks mungkin memerlukan fitur khusus, yang sayangnya tidak selalu tersedia dalam sistem SIAKAD versi sewa.

3. Kurangnya Kemampuan untuk Menyesuaikan Kebutuhan Kampus

Salah satu tantangan terbesar dalam transformasi digital adalah kurangnya pelatihan yang memadai bagi staf kampus. Tanpa pelatihan yang cukup, staf administrasi dan dosen sering kali kesulitan mengoperasikan sistem dengan benar. Ketika sistem mengalami error atau ada perubahan kecil yang diperlukan, sering kali tim administrasi belum terbiasa sepenuhnya dengan penggunaan SIAKAD baru. Perbedaan antara sistem lama dan baru bisa menimbulkan tantangan adaptasi, sehingga memerlukan waktu untuk menyelesaikan kendala teknis. Hal ini terkadang menyebabkan proses administrasi terhambat karena perlunya dukungan tambahan untuk menyesuaikan dengan fitur-fitur baru yang belum dikuasai sepenuhnya oleh staf.

4. Resiko Keamanan Data

Perguruan tinggi yang salah memilih vendor juga berisiko terhadap keamanan data mahasiswa dan staf. Sistem yang tidak didukung dengan protokol keamanan yang kuat berpotensi menjadi target serangan siber, yang dapat menyebabkan kebocoran data penting. Oleh karena itu pilihlah Jasa Pembuatan SIAKAD yang tepat dan mendukung sistem keamanan data perguruan tinggi Anda

SIAKAD yang Berkualitas untuk Perguruan Tinggi

Contoh tampilan SIAKAD yang user-friendly dan terintegrasi fitur lengkap

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, perguruan tinggi memerlukan SIAKAD yang tidak hanya lengkap dalam fitur, tetapi juga mampu memberikan solusi menyeluruh bagi penggunanya. Sebuah SIAKAD yang berkualitas harus memiliki beberapa kriteria berikut:

1. Integrasi Sistem yang Baik

SIAKAD yang ideal harus mampu mengintegrasikan seluruh data akademik, keuangan, dan administrasi dalam satu sistem yang terhubung. Ini akan mengurangi potensi ketidaksinkronan data, memungkinkan seluruh proses berjalan lebih efisien. Misalnya, ketika mahasiswa telah menyelesaikan pembayaran, status mereka di sistem akademik otomatis diperbarui, sehingga mereka bisa langsung mengakses layanan pendidikan tanpa hambatan.

2. Kemampuan Kustomisasi

Setiap perguruan tinggi memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Sebuah SIAKAD yang baik harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik masing-masing kampus, termasuk pengaturan kurikulum, sistem penilaian, dan manajemen mahasiswa. Fleksibilitas ini memungkinkan kampus untuk terus berinovasi dan menyesuaikan sistem sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebijakan pendidikan.

3. Pelatihan Bagi Pengguna

Pelatihan bagi pengguna adalah faktor penting yang sering kali diabaikan. Untuk memastikan SIAKAD dapat dioperasikan dengan baik oleh seluruh jajaran staf kampus, mulai dari administrasi hingga dosen, pelatihan menyeluruh harus disediakan. Dengan pelatihan yang tepat, staf kampus tidak akan tergantung sepenuhnya pada penyedia jasa setiap kali terjadi masalah kecil. Ini juga meminimalkan risiko human error yang dapat mengganggu proses operasional kampus.

4. Keamanan Data yang Terjamin

SIAKAD harus didukung dengan sistem keamanan yang kuat, termasuk enkripsi data, backup otomatis, dan perlindungan dari serangan siber. Data akademik dan administrasi perguruan tinggi adalah informasi yang sangat sensitif dan harus dilindungi dengan baik. Sistem yang dilengkapi dengan fitur keamanan terbaru dan IT Support serta garansi juga hal yang tidak kalah penting untuk mendukung keamanan data yang terjamin. Hal ini memberikan rasa aman bagi perguruan tinggi dalam mengelola data mereka.

Pentingnya Pelatihan Pengguna dalam Penggunaan SIAKAD

Menggunakan SIAKAD tanpa pelatihan yang tepat seperti mengendarai mobil tanpa belajar mengemudi. Perguruan tinggi harus menyadari bahwa meskipun memiliki sistem yang canggih, tanpa staf yang mampu mengoperasikannya dengan baik, sistem tersebut tidak akan berfungsi optimal.

Pelatihan tidak hanya penting untuk memahami cara operasional dasar, tetapi juga untuk mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin muncul. Jika staf kampus memiliki pemahaman yang mendalam tentang bagaimana SIAKAD bekerja, mereka akan lebih siap dalam mengatasi kesalahan teknis kecil. Bahkan dapat melakukan pemeliharaan sistem secara mandiri.

Selain itu, pelatihan memainkan peran penting dalam meningkatkan kemandirian kampus dalam mengelola sistem SIAKAD. Ketika kampus menerima pelatihan yang memadai, mereka akan lebih siap untuk menghadapi dan menyelesaikan masalah teknis sederhana secara mandiri. Hal ini tentu saja tidak mengurangi pentingnya dukungan dari penyedia jasa. Sebaliknya, pelatihan membantu mengurangi frekuensi kebutuhan untuk menghubungi penyedia saat terjadi error, sehingga operasional sehari-hari dapat berjalan lebih lancar. Dengan peningkatan kemampuan ini, kampus dapat lebih efisien dalam mengelola sistem dan fokus pada peningkatan layanan kepada mahasiswa.

Memilih Jasa Pembuatan SIAKAD yang Tepat

Jika Anda sedang mencari Jasa Pembuatan SIAKAD yang bisa menyediakan implementasi SIAKAD dengan support jangka panjang, penting untuk memilih penyedia jasa yang berpengalaman dan terpercaya. PT Arkatama Multi Solusindo, sebagai salah satu penyedia Jasa Konsultan IT, menawarkan solusi SIAKAD yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan perguruan tinggi di Indonesia.

SIAKAD dari PT Arkatama Multi Solusindo tidak hanya menawarkan fitur-fitur canggih, tetapi juga didukung oleh pelatihan komprehensif bagi seluruh pengguna. Dengan begitu, seluruh jajaran staf perguruan tinggi dapat mengoperasikan sistem dengan efisien dan mandiri.

Selain itu, PT Arkatama Multi Solusindo menyediakan layanan dukungan teknis yang responsif untuk memastikan sistem SIAKAD berjalan optimal sepanjang waktu. Sistem kami dirancang agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap kampus, memberikan fleksibilitas maksimal untuk inovasi di masa depan.

Pendekatan yang diterapkan saat pembuatan SIAKAD tidak hanya terbatas pada pelatihan bagi tim IT kampus saja. Menyadari bahwa agar sistem berjalan optimal, semua pihak yang terlibat dalam operasional akademik harus memahami cara menggunakan sistem ini dengan baik. Oleh karena itu, saat implementasi SIAKAD, pelatihan tidak hanya diberikan kepada tim IT, tetapi juga kepada berbagai lapisan pengguna, seperti:

Pelatihan sistem SIAKAD sangat penting dan harus diberikan tidak hanya kepada tim IT, tetapi juga kepada berbagai lapisan pengguna di perguruan tinggi. Dengan demikian, setiap pengguna dapat memaksimalkan fungsi sistem dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah rincian mengenai lapisan pengguna yang perlu dilatih:

1. Operator Sistem

Operator sistem adalah individu yang berurusan langsung dengan pengoperasian harian SIAKAD. Pelatihan bagi operator sistem mencakup pemahaman mendalam tentang pengelolaan data, termasuk cara memasukkan informasi akademik dan melakukan pembaruan sistem secara berkala. Mereka juga diajarkan untuk mengidentifikasi dan menangani masalah teknis sederhana, sehingga dapat memastikan sistem berjalan lancar setiap hari.

2. Perwakilan Dosen

Pelatihan untuk perwakilan dosen bertujuan agar mereka dapat dengan mudah menggunakan berbagai fitur dalam SIAKAD, seperti pengisian nilai, pengunggahan materi kuliah, dan pengelolaan absensi mahasiswa. Dengan pemahaman yang baik tentang sistem, dosen dapat meningkatkan kualitas pembelajaran dengan memanfaatkan fitur-fitur digital yang tersedia. Selain itu, pelatihan ini juga membantu dosen dalam berkomunikasi lebih efektif dengan admin dan operator sistem, sehingga proses akademik berjalan lebih harmonis.

3. Admin Fakultas

Admin di setiap fakultas perlu memahami bagaimana menggunakan SIAKAD untuk mengelola proses akademik di fakultas masing-masing. Pelatihan untuk admin fakultas mencakup pengaturan jadwal kuliah, distribusi kelas, dan pengelolaan administrasi mahasiswa. Dengan pelatihan yang tepat, admin fakultas dapat lebih efisien dalam mengelola data mahasiswa dan mendukung kegiatan akademik di fakultas, sehingga meningkatkan pengalaman belajar mahasiswa secara keseluruhan.

4. Admin Kampus

Sebagai pengelola tingkat institusi, admin kampus harus memahami alur data yang terjadi di seluruh fakultas dan unit kerja. Pelatihan untuk admin kampus mencakup pengelolaan informasi skala besar, manajemen laporan, dan integrasi data antar departemen. Dengan pemahaman yang mendalam tentang sistem SIAKAD, admin kampus dapat memantau kinerja akademik secara menyeluruh dan mengambil keputusan yang lebih tepat dalam pengelolaan institusi.

Dengan memberikan pelatihan yang komprehensif kepada semua lapisan pengguna, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa setiap individu memiliki keterampilan yang diperlukan untuk memanfaatkan sistem SIAKAD secara optimal. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memperbaiki pengalaman belajar mahasiswa secara keseluruhan.

Dengan adanya pelatihan komprehensif bagi setiap elemen ini dari Jasa Pembuatan SIAKAD, perguruan tinggi dapat memastikan semua pihak yang terlibat mampu menggunakan sistem SIAKAD secara mandiri. Hal ini juga mengurangi ketergantungan pada penyedia jasa jika terjadi masalah kecil, karena setiap divisi memiliki pemahaman yang cukup untuk mengelola sistem secara efisien.

Fungsionalitas SIAKAD Berkualitas untuk Perguruan Tinggi 

1. Kustomisasi Sesuai Kebutuhan Kampus
   Memahami bahwa setiap perguruan tinggi memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, SIAKAD kami dirancang agar dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan, mulai dari manajemen mahasiswa hingga pengelolaan keuangan dan yudisium.
2. Dukungan Pelatihan Pengguna
   Menyediakan pelatihan lengkap bagi seluruh pengguna, termasuk staf administrasi, dosen, dan manajemen kampus. Pelatihan ini memastikan bahwa semua pihak dapat mengoperasikan sistem dengan benar dan efektif.
3. Sistem Keamanan yang Kuat
   Keamanan data adalah prioritas. SIAKAD yang berkualitas adalah SIAKAD dengan proteksi keamanan tingkat tinggi untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data perguruan tinggi.
4. Layanan Dukungan Teknis 24/7
   Menawarkan layanan dukungan teknis yang selalu siap membantu kapan saja. Tim Jasa Pembuatan SIAKAD selalu siap memberikan solusi cepat jika ada masalah teknis yang muncul, sehingga operasional kampus tidak terganggu.

Dengan layanan Jasa Pembuatan SIAKAD berkualitas dari PT Arkatama Multi Solusindo, perguruan tinggi Anda akan mendapatkan sistem informasi akademik yang terintegrasi, mudah digunakan, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik kampus. Tidak hanya menyediakan sistem yang berkualitas, tetapi juga dukungan pelatihan bagi pengguna untuk memastikan kelancaran operasional dan meningkatkan efisiensi manajemen akademik. Cobalah untuk melihat lebih lengkap solusi Jasa Konsultan IT dengan mengunjungi website PT Arkatama Multi Solusindo atau Instagram di @arkatamamulti. Hubungi kami di sini!

Author: Sesario Kevin Putratama (DTS Batch 7)