Dalam beberapa tahun terakhir, hampir semua proses telah mengalami transformasi menjadi proses berbasis komputer, termasuk dalam konteks pendidikan di kampus. Kampus-kampus kini beralih dari metode manual ke sistem terintegrasi ke Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) untuk mengatur segala hal. Mulai dari pendaftaran hingga manajemen akademik, beberapa kampus juga telah mengandalkan pihak ketiga untuk membuat SIAKAD. Sementara yang lain cenderung memilih untuk mengembangkan SIAKAD sendiri.

Dalam memilih antara membuat sendiri atau menggunakan pihak ketiga, tentunya pasti ada keuntungan dan kelemahan masing-masing. Jika Anda termasuk yang ingin mengembangkan SIAKAD sendiri, pada artikel kali ini kami akan membahas beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat SIAKAD sendiri, jadi pastikan baca hingga akhir, ya!

3 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan

1. Tahap Perencanaan

Sebelum membuat SIAKAD sendiri, pastikan kampus Anda telah mempunyai rencana induk dan rencana strategis. Kedua hal ini diperlukan agar dapat menjadi landasan dalam menyiapkan sistem Rencana Induk Teknologi Informasi Komunikasi (RITIK). Nah, RITIK ini nantinya akan dimasukkan dalam rencana induk serta disesuaikan dengan rencana strategis.

Dalam tahap perencanaan membuat SIAKAD, sistem yang paling baik dalam melihat sudut pandang yang luas yaitu dengan helicopter view. Dengan menggunakan helicopter view, kita dapat melihat sudut pandangan yang sistematis sehingga dapat membuat program yang saling terhubung. 

Misalnya, kampus ingin membuat SIAKAD serta sistem pembayaran online yang dapat terhubung. Maka pihak kampus perlu untuk melakukan kerja sama dengan pihak bank melalui pembayaran otomatis. Apabila pembayaran masih dilakukan secara manual, maka kampus hanya akan membuang waktu dan biaya. Oleh karena itu, disinilah pentingnya melakukan perencanaan dengan sistem helicopter view.

2. Pengawalan Penerapan

Setelah memiliki rencana matang yang sesuai dengan kebutuhan kampus dan tren teknologi, fokus selanjutnya adalah pada implementasi. Membuat sistem akademik yang efisien, pihak kampus memerlukan pengawasan aktif selama proses pembuatan, serta Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki keterampilan yang mumpuni.

SDM yang terlibat dalam pembuatan sistem ini bukan hanya dari tim IT saja, namun juga staf akademik dan non-akademik yang akan menggunakan sistem tersebut. Sehebat apapun sistemnya, akan sia-sia jika tidak dapat digunakan dengan maksimal.

Tahap implementasi ini memiliki tantangan yang setara dengan tahap perencanaan. Aplikasi hanyalah alat, namun manusia (SDM) yang berada di baliknya yang akan menentukan suksesnya. SDM bisa digerakkan dengan panduan atau SOP yang dikembangkan oleh kampus. Dengan melakukan pengawasan yang cermat selama implementasi, kampus bisa menjalankan masterplan dengan sedikit trial and error.

3. Konsistensi, Pemeliharaan, dan Pembaruan

Ada ungkapan bahwa mendapatkan sesuatu lebih mudah daripada mempertahankannya. Setelah berhasil melalui tahap perencanaan dan implementasi, tantangan selanjutnya adalah memelihara dan mengembangkan sistem yang telah dibangun. Tanpa perawatan yang tepat, sistem bisa ditinggalkan begitu saja setelah beberapa waktu.

Sistem yang sudah ada harus dijaga dengan terus digunakan dan diperbarui. Sistem yang dibiarkan tertinggal atau tidak diperbaharui akan menjadi tidak berfungsi. Kampus perlu terus memantau perkembangan kebutuhan, baik dari sisi teknologi maupun operasional. Misalnya, kebijakan kampus tentang pembayaran uang kuliah bisa berubah dari waktu ke waktu. Dalam contoh ini, aplikasi perlu diupdate agar bisa mendukung pembayaran melalui metode kredit atau e-wallet, sesuai dengan perubahan kebijakan tersebut.

Kemajuan teknologi mendorong kita untuk terus meningkatkan kemampuan. Tim IT kampus yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem harus terus mengikuti perkembangan ini. Jika Anda memerlukan bantuan dalam melatih SDM IT, tim Arkatama siap membantu.

Setelah mempertimbangkan langkah-langkah ini, semoga Anda lebih siap untuk membuat SIAKAD sendiri. Keuntungan dari pendekatan ini adalah fleksibilitas dalam mengatur jadwal dan kendali penuh atas pengembangan sistem. Namun, perlu diingat bahwa biaya, termasuk biaya tenaga kerja dan dana, mungkin menjadi tantangan.

Jika Anda telah memutuskan untuk membuat SIAKAD sendiri dengan pertimbangan dan persiapan yang matang, dan membutuhkan bantuan dalam menyusun masterplan atau mengembangkan SDM IT, jangan ragu untuk menghubungi tim Siakad Link

Kelebihan Siakad Link

Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) telah menjadi tulang punggung efisiensi dalam mengelola berbagai aspek akademik di berbagai perguruan tinggi. Dengan kemajuan teknologi, kampus memiliki opsi untuk mengembangkan SIAKAD sendiri, terutama melalui pilihan integrasi dengan layanan cloud atau custom.

1. Integrasi dengan Layanan Cloud atau Custom

Integrasi SIAKAD dengan layanan cloud atau opsi custom memberikan kampus kemampuan untuk mengelola dan mengakses data secara efisien dari berbagai tempat dan perangkat. Melalui cloud, data akademik seperti jadwal kuliah, informasi mahasiswa, dan hasil ujian dapat diakses secara real-time oleh staf dan mahasiswa. Dengan opsi custom, kampus dapat merancang sistem yang sesuai dengan kebutuhan khusus mereka.

2. Integrasi E-Billing

Integrasi e-billing merupakan komponen penting dalam membuat SIAKAD. Sistem ini memungkinkan kampus untuk mengatur pembayaran uang kuliah, biaya registrasi, dan tagihan lainnya dengan lebih efisien. SIAKAD Link memungkinkan integrasi e-billing dengan berbagai metode pembayaran. Ini tidak hanya memudahkan mahasiswa dalam melakukan pembayaran, tetapi juga membantu kampus dalam pelacakan keuangan secara akurat.

3. Pengembangan SIAKAD sesuai dengan Brand

Salah satu kelebihan mengembangkan SIAKAD sendiri adalah kemampuan untuk menyesuaikannya dengan brand kampus. SIAKAD Link memungkinkan penggunaan logo, warna, dan elemen desain lainnya sesuai dengan identitas visual kampus dengan pilihan custom. Hal ini tidak hanya memberikan pengalaman yang konsisten kepada pengguna, tetapi juga memperkuat brand awareness kampus.

4. Fleksibilitas dan Kemajuan

Membuat SIAKAD sendiri dengan SIAKAD Link memberikan kampus fleksibilitas untuk mengintegrasikannya dengan sistem lain, seperti perpustakaan digital, sistem kehadiran, dan platform pembelajaran online. Hal ini membantu menciptakan ekosistem digital yang terintegrasi, meningkatkan produktivitas dan kemudahan penggunaan.

Arkatama hadir sebagai software house jasa penyedia SIAKAD Kampus dan konsultan IT yang menyediakan layanan jangka panjang. Arkatama telah menjadi jasa penyedia siakad, jasa pembuatan software, jasa pembuatan aplikasi custom, dan jasa pengembang aplikasi yang berkualitas sesuai orientasi dan kebutuhan pelanggan. Standar pengembangan aplikasi yang terjamin menjadikan arkatama sebagai layanan software house dengan produk yang telah terstandarisasi meningkatkan efisiensi bisnis, serta memas tikan keamanan dan keandalan infrastruktur teknologi.

Tertarik untuk menggunakan jasa penyedia siakad perguruan tinggi di Arkatama? Ingin berkonsultasi mengenai perencanaan sistem siakad? Contact us !

Editor: Aprilia Nur Cahyanti (DTS Batch 6)