Salah satu layanan webmail yang pertama kali diperkenalkan dan digunakan oleh publik adalah Hotmail yang kemudian diakusisisi oleh perusahaan Microsoft.Pada tahun 1997 Microsoft melakukan perubahan nama layanan Hotmail menjadi Microsoft Outlook. Semenjak peluncurannya, Outlook sudah berkembang menjadi aplikasi yang bukan sekedar melakukan pengiriman dan penerimaan email, tetapi juga menawarkan jasa untuk mengakses ke tools Microsoft Office, mengintergrasikan data ke perangkat lain, menyajikan kalender dinamis, serta fitur terintegrasi transformatif lainnya.
Definisi Microsoft Outlook
Microsoft Outlook merupakan perangkat lunak manajemen informasi dinamis yang diciptkaan oleh Microsoft Co untuk mengirim dan menerima email dengan mengakses email dari Microsoft Exchange Server. Outlook juga menyediakan penyimpanan pribadi dan kontak professional, memperbarui kalender, memonitor tugas, menyinkronkan email, kontak, kalender, dan manajemen tugas lainnya.
Microsot Outlook dapat diaplikasikan sebagai aplikasi tetapi juga bisa terhubung dengan layanan Microsoft Office Suite dan Office 365, seperti Microsoft excel, Microsoft word, dan PowerPoint. Outlook bisa dimanfaatkan sebagai software email untuk kepentingan pribadi, dan pelanggan bisnis juga bisa mengaplikasikan Outlook sebagai software yang multi pengguna. Pengguna bisa menghubungkan dengan Microsoft SharePoint guna membagikan data dan catatan proyek, berkerja sama dengan rekan bisnis, pengiriman reminder, dll.
Outlook berguna dalam penanganan jadwal, groupware, informasi pribadi seperti kontak dan tugas, emaik, dan data yang berada dalam 1 tempat, pengguna juga dapat menciptakan dan melihat informasi yang sesuai dengan memenfaatkan interface yang konsisten. Outlook memungkinkan pengguna mencari informasi dengan mudah melalui penggunaan pintasan Windows yang memungkinkan pengguna dalam melacak atau mencari folder pribadi, public, maupun sistem file apapun. Fitur jurnal padao outlook dapat membantu pengguna dalam mencari dokumen yang sesuai dengan tanggal pembuatan dan nama penggua,
Outllok memungkinkan pengguna untuk membuat informais yang sesuai dengan hal yang ingin dilihat, pengguna bisa menggunakan satu dari lima tampilan standar Outlook pada informasi atau mengkustomisasi tampilan dengan fitur pemilih bidang dan kelompok menurut kota.
Kegunaan Microsoft Outlook
Outlook memungkinkan penggguna melakukan pengeriman dan penerimaan pesan email, pengelolaan kalender, penyimpanan data informasi pribadi dan nomor kontak, dan memantau tugas pengguna. Akan tetapi, terdapat 7 fungsi Outlook yang dapat menunjang pekerjaan dan kehidupan pengguna, diantaranya
- Melampirkan file dan menambahkan gambar pada pesan email Outlook
Outlook dapat mencegah pengguna mengirimkan email tanpa lampiran, jika pengguna membuat email baru dan mengetik keyword attachment atau attached tanpa melampirkan sebuah dokumen, maka Outlook akan mengingatkan pengguna jika pengguna lupa dalam melampirkan suatu file, pengguna dapat mencegah proses pengiriman, lalu melampirkan file dan mengirimkan email yang tepat.
- Menggabungkan Email, Kalender, dan Tugas
Microsoft Outlook menciptakan kontak, email, jadwal, dan tugas pengguna dalam satu portal sehingga memungkinkan pengguna tidak melewati tenggat waktu penugasan, jadi pengguna tidak perlu repot menggunakan beberapa aplikasi penunjang seperti kalender, penjadwalan, dan email karena Outlook telah menyediakan fitur yang lengkap mulai dari kontak, kalender, hingga tugas,
- Penjadwalan pertemuan dan pengaturan kalender
Microsoft Outlook memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengelolah informasi basis dengan cepat dan muda dengan fitur kalender yang memudahkan user untuk membuat jadwal pertemuan, mengelolah jadwal, hingga melacak jadwal pengguna dengan mudah.
- Pengelolaan Kontak
Outlook memungkinkan pengguna untuk mengoperasionalkan kontak bisnis dan pribadi. User bisa menciptakan list kontak, mengelolah data informasi, dan melakukan pengiriman email ke kontak tertentu yang berada di list kontak.
- Pengaturan email masuk
Outlook mempunyai fitu penyaring email yang mempermudah pengguna dalam mengelolah email yang masuk. Pengguna bisa mengumpulkan email ke dalam folder tertentu dan menandai email tersebut penting atau tidak.
- Penanda tugas
Outlook mempunyai fitur task yang mempermudah user dalam menandai task yang butuh dikerjakan segera atau bisa dikerjakan nanti. Fitur ini sangat bermanfaat guna mengelolah dan membuat skala prioritas tugas yang harus diselesaikan segera.
- Penjadwalan undangan pertemuan
Pengguna bisa membuat dan mengirim undangan kepada kolega bisnis dan temannya untuk melakukan pertemuan. Pengguna dapat mengirimkan detai undangan seperti tempat, waktu, dan daftar undangan.
- Mengelola email dengan label dan segmentasi
Outlook mempunyai fitu label dan kategori yang mempermudah user dalam mengelola email dengan lebih praktis. User bisa menambahkan label pada pesan email guna membedakan kategori email dan mengelolah email sesuai dengan jenisnya.
Fitur Email di Microsoft Outlook
Outlook menyediakan fitur umum seperti layanan email, pencarian email, lagging dan color coding dengan opsi panel pratinjau. Terdapat fitur kalender yang berfungsi untuk membuat jadwal, melacak janji pertemuan, Outlook juga memfasilitasi penyimpanan data sebesar 99 GB dan fitur untuk membuat balasan pesan email otomatis. Adapun fitur – fitur penunjang seperti
- Calender Sharing
Outlook memungkinkan pengguna membagikan kalender untuk melihat kehadiran kolega bisnis atau rekan kerja Ketika melakukan penjadwalan pertemuan
- @mention
Outlook dapat menambah pengguna dari kontak email ke dalam email dengan mengetik @ dan nama pengguna lain. Kemudian tandai pengguna tersebut dan beri notifikasi ke pengguna lain.
- Penjadwalan email
Outlook memungkinkan pengguna menulis dan mengirimkan email sesuai dengan waktu pengiriman yang ingin dijadwalkan.
- Quick Part
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyalin kalimat dari salah satu email dan menempelkan kalimat tersebut ke dalam future message. Fitur ini sangat bermanfaat bagi pengguna yang ingin mengirimkan email yang sama ke beberapa pengguna lain.
- Pemberitahuan New Item
Pengguna akan mendapat notifikasi pesan masuk di layar pop out pengguna apabila mendapat email baru.
- Ignore the Message
Semua email yang berada didalam percakapan pengguna bisa dikelola untuk dibuang dari kotak masuk kemudian dimasukkan kedalam folder yang dihapus.
- Pengingat file attachment
Pengguna yang menyebutkan keyword attachment atau lampiran di dalam email tetapi lupa untuk melampirkan file kedalam email saat melakukan pengiriman email bisa dihentikan, karena Outlook akan menanyai pngguna apabila mereka bermaksud untuk melampirkan file atau gambar di dalam email atau tidak sebelum melakukan pengiriman email.
- Opsi menghapus percakapan
Outlook memungkinkan user untuk memilih tombol mengahapus pesan atau hanya menyisakan pesan yang belum dibaca.
- Memperbarui kalender secara otomatis
Outlook dapat menambah jadwal penerbangan, check-in hotel, dan peminjaman mobil ke dalam kalender secara otomatis.
- Keyboard shortcuts.
Outlook menyediakan eberapa kombo kunci yang tersedia untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan Outlook dengan bantuan keyboard saja.
Langkah Menggunakan Microsoft Outlook CTA ke keyword
- Pembuatan dan pengiriman email
- Klik Email Baru guna menciptakan email baru
- Input nama atau alamat email pengguna lain pada bidang Ke, Cc, atau Bcc
- Input subjek pesan ke bidang Subjek
- Tempatkan kursor pada isi email, kemudian memulai pengetikan
- Setelah email siap, kemudian Kirim
- Penggunaan mention (@) guna memperoleh perhatian pengguna lain
- Pada isi invitasi kalender atau pesan, tambahkan simbol @ dan huruf depan pengguna untuk menandai peserta lain dalam email
- Pilih peserta yang diinginkan sesuai dengan saran yang diberikan Outlook
- Kontak yang ditandai dalam kiriman bisa ditaruh pada bidang Kepada di pesan atau undangan
- Kotak Masuk Prioritas
Kotak Masuk Prioritas menolong pengguna untuk fokus pada pesan yang penting. Fitur ini membagi kotak masuk pengguna menjadi 2 tab yaitu Prioritas dan Lainnya. Apabila email tidak disusun selaras dengan kebutuhan, pengguna dapat melakukan pemindahan dan pengaturan folder untuk pengiriman email mendatang dari pengguna lain.
- Klik tab Prioritas atau Lainnya.
- Tekan kanan pesan yang mau dipindahkan kemudian tekan Berpindah ke lainnya atau Berpindah ke prioritas
- Klik Tampilan > tampilkan Kotak Masuk Prioritas guna mengaktifkan atau menonaktifkan fitur.
Arkatama merupakan Jasa Konsultan IT dan Software House Malang yang dapat memenuhi segala kebutuhan Anda di bidang IT. Anda dapat menghubungi kami melalui link berikut https://s.id/AdminWeb atau kunjungi Instagram resmi kami pada @arkatamamulti. Konsultasikan permasalahan IT Anda pada ahlinya sekarang!
Content Writer: Maharani Huzaema (DTS Batch 3)
