Perkembangan Sistem Informasi SMS Gateway Dukung PMB
Perkembangan Sistem Informasi – Arus globalisasi membuat dunia semakin maju, serta mendorong kemunculan talent-talent baru di bidang industri. Hal ini membuat orientasi masyarakat berada pada bagaimana cara meningkatkan kompetensi diri, melalui berbagai wadah. Berdasarkan hasil survei terakhir yang dilakukan oleh Direktorat Jendral Perguruan Tinggi, jumlah mahasiswa perguruan tinggi meningkat, menjadi 35,293% terdaftar di PTN, 51,573% terdaftar di PTS, 11,081% terdaftar di PTA, hingga 2,054% terdaftar di PTK pada 2020. Jumlah yang terus menerus mengalami kenaikan ini, mengindikasikan bahwa masyarakat perlahan menjadikan perguruan tinggi sebagai salah satu wadah untuk perkuat knowledge. Atas pertimbangan data historis, diprediksikan perguruan tinggi akan terus dibanjiri jumlah pendaftar dari tahun ke tahun.
Dalam memproses para pendaftarnya, perguruan tinggi di masa sekarang telah beralih menggunakan sistem digital. Selain menghemat waktu dan tenaga, penggunaan sistem digital ini juga dipercaya mampu mengalokasikan data calon mahasiswa dengan lebih terintegrasi. Oleh karena itu, perkembangan fitur-fitur terbaru banyak dilakukan, untuk mendukung penyesuaian pemakaian. Menurut Rosadi (2018), masih terdapat permasalahan yang kerap dihadapi calon mahasiswa dalam mengoperasikan sistem pendaftaran, yakni tidak sampainya informasi lanjutan kepada calon mahasiswa setelah melakukan pendaftaran. Informasi-informasi yang kadang tidak sampai kepada mahasiswa secara real time adalah mengenai jadwal tes, pengumuman biaya kuliah, dan informasi pendaftaran ulang. Di lain sisi, ternyata permasalahan yang disebutkan diatas dapat diatasi dengan penggunaan SMS Gateway sebagai perkembangan sistem informasi pendukung PMB (Pendaftaran Mahasiswa Baru).
Sebelum melakukan perancangan sistem menggunakan SMS Gateway, mari kita ulas terlebih dahulu dasar sistemnya!
- Apa sebenarnya SMS Gateway itu?
SMS Gateway pada sistem PMB merupakan teknologi yang mendukung pengiriman pesan secara masal kepada calon mahasiswa, berdasarkan kata kunci yang dituliskan. SMS Gateway ini termasuk dalam perkembangan fitur short message service yang memudahkan penerapan standar protokol untuk berkirim serta mengirimkan pesan. SMS Gateway dapat mengaktifkan automatic feature menjawab pesan-pesan yang masuk.
- Keunggulan menerapkan SMS Gateway
Dikarenakan kecanggihannya dalam membalas pesan secara otomatis, SMS Gateway dapat menciptakan efektivitas dalam komunikasi perguruan tinggi dan calon mahasiswa mereka. Perguruan tinggi akan dibantu untuk menjawab pertanyaan yang sama dengan isi substansi konsisten. Berbeda dengan pengiriman pesan secara manual, perguruan tinggi bisa saja salah berkirim pesan bahkan terjadi duplikasi jawaban. SMS Gateway sama seperti fitur-fitur upload otomatis di media sosial, namun jawaban yang relevan baru akan muncul jika dipancing dengan pertanyaan yang mengandung keyword yang telah ter-setting pada sistem. Jika perguruan tinggi dapat menjalankan SMS Gateway secara baik dan benar, maka pekerjaan mereka akan diringankan serta calon mahasiswa mampu mendapatkan jawaban atas permasalahan mereka sesegera mungkin.
- Cara melakukan rancangan sistem SMS Gateway
- Menganalisis kebutuhan sistem lama
Sistem sebelumnya yang digunakan perguruan tinggi, pasti memiliki beberapa data di dalamnya. Data inilah yang wajib dikumpulkan oleh developer perguruan tinggi, untuk selanjutnya diintegrasikan dengan sistem SMS Gateway. Sistem SMS Gateway ketika pemasangan membutuhkan modem penunjang pengiriman SMS. Perguruan tinggi dapat menyesuaikan penggunaan awal dengan kebutuhan dan sumber daya yang ada.
- Merancang interface sistem calon mahasiswa
Interface awal dalam sistem SMS Gateway dapat berupa rancangan laman login, rancangan laman home, rancangan laman isi pesan, hingga rancangan pesan masuk-keluar. Pada laman login, perguruan tinggi dapat menambahkan field username serta password. Penambahan tersebut bertujuan untuk mempersonalisasi mahasiswa baru dan menjamin privasi data mereka. username dan password dilakukan setup yang berbeda antar masing-masing. Kemudian setelah login calon mahasiswa akan langsung diarahkan pada laman home. Di laman ini, calon mahasiswa dapat menggunakan fitur berkirim pesan langsung kepada sistem admin perguruan tinggi. Setalah menuliskan apa yang dikehendaki sistem akan secara otomatis melakukan generate dan mengirim notifikasi pesan keluar dan pesan masuk. Calon mahasiswa akan mendapat balasan pesan secara otomatis, jika pertanyaan yang diajukan telah tersimpan pada historical sistem sebelumnya.
- Merancang interface sistem admin perguruan tinggi
Sistem SMS Gateway pada perguruan tinggi, secara custom dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yakni sistem untuk admin kantor dan sistem untuk admin support system. Admin sistem berfungsi dalam mengarsipkan database mahasiswa baru yang telah tersimpan, sedangkan admin support system bertugas untuk mengelola technical system serta mengatasi kerusakan sistem yang terkadang terjadi. Pada interface sistem admin perguruan tinggi, dapat ditambahkan rancangan impor pesan, rancangan balasan otomatis, rancangan pesan grup, rancangan pesan terjadwal dan pengaturan pengguna, hingga rancangan pengambilan data.
Rancangan impor pesan bertujuan untuk mengirimankan pesan pada pesan dan nomor telepon calon mahasiswa yang berbeda-beda dengan pemanfaatan format perguruan tinggi. Rancangan balasan otomatis berfungsi menjawab pesan masuk sistem, dengan bantuan kata kunci. Kemudian terdapat juga rancangan pesan grup yang berfungsi mengirimkan pesan pada calon mahasiswa yang dipilih. Pada intinye penggunan sistem SMS Gateway wajib memasang rancangan pesan terjadwal dan pengaturan pengguna. Hal inilah yang nantinya dapat membantu perguruan tinggi untuk mengirim pesan diwaktu-waktu tertentu. Rancangan terakhir yang dapat dipasangkan pada sistem SMS Gateway yakni rancangan pengambilan data, perguruan tinggi dapat mengambil semua data yang ada pada interaksi sistem PMB untuk diproses menjadi infomasi yang mendukung decision making proses seleksi.
Sistem PMB jika menggunakan SMS Gateway, akan mempermudah proses pertukaran informasi antara perguruan tinggi dan calon mahasiswa. Hal ini akan meningkatkan kualitas informasi yang terjadi, serta membantu dalam percepatan proses seleksi. Proses seleksi yang efektif akan mengurangi biaya yang harus dikeluarkan perguruan tinggi. Jika Anda dan perguruan tinggi ingin mengetahui lebih dalam bagaimana implementasi SMS Gateway yang sesuai kebutuhan, silahkan hubungi PT. Arkatama Multi Solusindo selaku perusahaan penyedia Jasa Konsultan IT yang telah berpengalaman dalam pengembangan sistem PMB melalui Instagram @arkatamamulti.
Baca juga: 6 Rekomendasi Aplikasi Penunjang Work From Home – Academic Version
Penulis: Miftakhul Mukarromatun Nisa’ (Content Writer DTS Squad Batch 1)
Design: Vika Wahyuni Apriliyanti (Content Creator DTS Squad Batch 1)
