Perencanaan Pengadaan Perangkat Komputer, Apa Yang Perlu Diperhatikan adalah bagaimana kebutuhan perangkat komputer diidentifikasi. Mengidentifikasi perangkat komputer bisa ditinjau dari kesesuaian barang, kelayakan barang, riwayat kebutuhan barang, pihak yang memerlukan, dan persyaratan lain.
Persyaratan lain dapat berupa cara pengangkutan barang, penimbunan atau penyimpanan barang, pengoperasian atau penggunaan, pemeliharaan dan pelatihan. Selain analisa kebutuhan yang tepat, pastikan pasokan perangkat komputer tersedia. Pengadaaan perangkat komputer wajib memastikan barang tersebut mudah didapat, tingkat komponen dalam negeri yang memadai, jumlah produsen atau pelaku usaha, produk lokal atau impor.
Sebagai contoh, jika ingin pengadaan printer laser, pastikan toner atau tinta isi ulang yang bisa digunakan beredar luas di pasaran. Jangan sampai membeli printer terbaru dengan teknologi tercanggih, namun toner atau tinta isi ulangnya langka di pasaran. Jika toner terbatas akan sangat merepotkan, perlu menunggu barang tersedia, bahkan bisa berbulan-bulan. Kelangkaan toner atau tinta isi ulang semacam itu dapat menggangu kinerja pegawai.
Agar lebih mudah, pengadaan perangkat komputer dapat diidentifikasi kebutuhanya menggunakan formulir pertanyaan identifikasi kebutuhan, tabel identifikasi kebutuhan, dan dokumen lain. Sebagai contoh, telaah fungsi atau kegunaan, ukuran/kapasitas, jumlah barang yang diperlukan, waktu pemanfaatan barang, total perkiraan waktu pengadaan barang termasuk waktu pengiriman barang hingga tiba di lokasi, terdapat di e-katalog LKPP atau tidak, tingkat prioritas kebutuhan barangnya tinggi, sedang, atau kecil, dan perkiraan biaya.
Jika menggunakan tabel identifikasi kebutuhan, perhatikan barang apa yang dibutuhkan, dijual oleh perorangan atau badan usaha, target/saasaran yang diharapkan. Selain itu juga perhatikan manfaat, kuantitas, spesifikasi, waktu penggunaan, perkiraan biaya, dan ketersediaan pelaku usahanya banyak ataukah terbatas.
Pastinya, dalam pengadaan barang perhatikan aspek pengadaan berkelanjutan. Produk industri hijau, bersertifikat SNI, dan produk dalam negeri bisa dipertimbangan.
Sebaiknya tidak mengarah pada merek/produk tertentu kecuali untuk suku cadang, bagian dari sistem yang sudah ada, barang dalam katalog elektronik, dan barang melalui tender cepat.
Bagian terpenting adalah, pastikan perangkat komputer tersebut ada penggunanya ya. Jangan sampai barangnya mangkrak di gudang begitu saja setelah pengadaan.
